Privatlivspolitiker

Dataansvarlig

Fonden Platform K er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger er:

Fonden Platform K
Madevej 2
8700 Horsens
Cvr.nr.: 42668621

Ledelse/kontaktperson:
Søren Raffnsøe Hultberg
Telefon: 40123004
E-mail: soren.r@platformk.dk

Fonden Platform K håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Fonden Platform K indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Fonden Platform K serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Fonden Platform K, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Fonden Platform K.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Fonden Platform K afgiver til Fonden Platform K i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Fonden Platform K.
 

Fonden Platform K indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Fonden Platform Kpå følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Fonden Platform K serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Fonden Platform K.
• Fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Fonden Platform K digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Fonden Platform K kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Fonden Platform K nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med Fonden Platform K eller afgiver tilbud til Fonden Platform K.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat forskellige steder hvor der er skiltet med at der er overvågning, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

Oplysninger som Fonden Platform K indsamler

Fonden Platform K indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik herunder også brugen af Fonden Platform K app og/eller andre digitale serviceydelser.
• Brugen af Fonden Platform K kunde/loyalitetsprogram.
• Oplysninger fra Fonden Platform K kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
• Oplysninger fra Fonden Platform K sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Fonden Platform K.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Fonden Platform K yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Fonden Platform K betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Fonden Platform K dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Fonden Platform K modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Fonden Platform K i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Fonden Platform K har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Fonden Platform K vilkår og betingelser samt Fonden Platform K persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
 

Betaling med betalingskort  

Fonden Platform K anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  DIBS og Fonden Platform K er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Fonden Platform K de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet så længe de vurderes relevante, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 
 

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Fonden Platform K indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser og køb/salg af produkter.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Fonden Platform K indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Fonden Platform K serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Fonden Platform K serviceydelser.
• Tilpasning af Fonden Platform K markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Fonden Platform K samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Fonden Platform K, herunder eventuel deltagelse i Fonden Platform K kunde/loyalitetsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav og indberetningspligter.
   

Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Fonden Platform K vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Fonden Platform K, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med koncerter, events, mødeafvikling, leje af lokaler og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Fonden Platform K behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en afvikling af events, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Fonden Platform K behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Fonden Platform K forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Fonden Platform K og kvaliteten af Fonden Platform K serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Fonden Platform K oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Fonden Platform K alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

I nogle situationer modtager Fonden Platform K personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Fonden Platform K vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Fonden Platform K behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Fonden Platform K har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Fonden Platform K har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Fonden Platform K ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Fonden Platform K ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Fonden Platform K har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Fonden Platform K. dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Fonden Platform K er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Fonden Platform K om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Fonden Platform K er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Fonden Platform K, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Fonden Platform K

Skriftlig anmodning sendes til Fonden Platform K, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Fonden Platform K vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Fonden Platform K vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Fonden Platform K vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Fonden Platform K tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Fonden Platform K beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Fonden Platform K, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

Fonden Platform K kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Fonden Platform K tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Fonden Platform K underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Fonden Platform K sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Fonden Platform K benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Fonden Platform K indgår løbende databehandleraftaler med alle Fonden Platform K leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Fonden Platform K udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom bank, restauranter, hoteller, etc.

Fonden Platform K er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Fonden Platform K sletter dine personoplysninger, når Fonden Platform K lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede

Cookies

Fonden Platform K anvender cookies. Yderligere oplysning om Fonden Platform K cookiepolitik kan indhentes på virksomhedens hjemmeside.

Klage

Klage over Fonden Platform K behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, TELEFON 3319 3200 – E-MAIL dt@datatilsynet.dk

Det skal du vide om vores behandling af dine personoplysninger:

• At Fonden Platform K er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager fra dig.
• At du er velkommen til at kontakte Søren Raffnsøe Hultberg – Telefon: 40123004 – Mail: soren.r@platformk.dk.
• At formålet med behandling af dine personoplysninger er at levere vores varer og tjenesteydelser til dig og din virksomhed, samt holde dig orienteret om nyheder, funktioner og produktmuligheder, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 5 stk. 1 b.
• At retsgrundlaget (hjemlen) for at vi behandler dine personoplysninger er dit samtykke,  jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 a, og/eller den indgåede aftale/kontrakt/bestilling jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 b, og/eller lovgivning  jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 c, og/eller for at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, (medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn)  jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen er markedsføring af nye ydelser/produkter.
• At personkategorien af de oplysninger vi gemmer, er almindelige (f. eks. navn, adresse), særlige (f. eks. cpr.nummer) eller følsomme personoplysninger (f. eks. helbredsoplysninger).
• At vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til eksterne modtagere, herunder vores databehandlere, rådgivere og til de for opgaven eventuelt nødvendige samarbejdspartnere. 
• At nogle af vores databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførselsgrundlag.
• At vi har modtaget personoplysninger fra dig selv og eventuelt fra offentligt tilgængelige kilder.
• At vi opbevarer dine personoplysninger så længe, som det er lovligt i forhold til bogføringsloven, samtykkereglerne, forældelsesreglerne og/eller anden lovgivning.
• At vi ikke anvender personprofilering til at træffe automatiske afgørelser, der i væsentlig grad kan påvirke personens rettigheder og frihedsrettigheder.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Du har ret til indsigt og berigtigelse, dvs. du kan når som helst anmode om at se dine persondata og berigtige/opdatere oplysningerne.
• Du har ret til at anmode om sletning, dvs. du kan få dine personoplysninger slettet, medmindre vi af regnskabsmæssige eller juridiske årsager skønner, at det er nødvendigt at beholde dem i en længere periode. Oplysningerne slettes senest, når eventuelle formueretlige krav er forældet.
• Du har ret til begrænsning af behandling, dvs. du kan styre eventuel begrænsning af behandlingen.
• Du har ret til indsigelse, dvs. du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Du har ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet). Det betyder, at du til enhver tid kan hente eller få tilsendt oplysninger.

• Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
• Klage til Datatilsynet. Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for, at blive orienteret og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk, se evt. mere på www.datatilsynet.dk.